Políticas de Privacidad y Protección de Datos

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Los principios y disposiciones contenidas en la Ley 1581 DE 2012, serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA o cuyo tratamiento ha sido encargado a ésta.

DOMICILIO. Para todos los efectos legales. El domicilio de la EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA será la ciudad de Bogotá y las notificaciones a que haya lugar serán recibidas en la AV CRA 15 No. 124 30 LC 2-235 C.C. UNICENTRO de Bogotá (Colombia).

Las presentes políticas aplicaran al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombianaen virtud de normas y tratados internacionales.

El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación de:

1. Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presenteley;
2. Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;
3. Las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia;
4. Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;
5. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008; regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
6. Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993; regula la realización de los Censos de Población y Vivienda en todo el territorio nacional.

3. DEFINICIONES:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partidopolítico o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES. EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES TENDRÁ LOS SIGUIENTES DERECHOS:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución,Exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Autorización del Titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
8. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
   1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
   2. Datos de naturaleza pública;
   3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
   4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
   5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá ser solicitada por el titular a través del correo electrónico de la EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA o mediante escrito radicado en las dependencias de la entidad.

6. CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por se formulará por medio de comunicación escrita o electrónica, dirigida a EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este documento que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA. podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

7. RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en ésta Política, podrán presentar un reclamo ante la EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:
   1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad,
   2. Su representante, previa acreditación de la representación,
5. Cuando la solicitud de rectificación, actualización, consulta, supresión o revocatoria sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
6. La solicitud de rectificación, actualización, consulta, supresión o revocatoria debe ser presentada por escrito y contener, como mínimo, la siguiente información:
   1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
   2. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
   3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

8. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

9. DEBERES DE LA EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA, COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA, cuando actúa como responsable del tratamiento de datos personales, los siguientes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso oacceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este semantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados;
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES NACIONALES E INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES
El Titular de la información autoriza expresamente que la totalidad de su información personal pueda ser transferida, sujeto a los requerimientos legales aplicables, en desarrollo de relaciones interinstitucionales. Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, la EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las actividades propias de la relación con la EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

11. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN PERSONAL CON AUTORIDADES GUBERNAMENTALES O PÚBLICAS
La EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA, puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con lasleyes vigentes; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

12. BASES DE DATOS EN LAS QUE LA EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA, ACTUA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

1. BASE DE DATOS EMPLEADOS: La inclusión en la base de datos se realiza a partir de la solicitud de empleo, confirmándose con la suscripción del respectivo contrato laboral. El solicitante como el empleado por tanto autorizan desde ese instante el tratamiento de la información. Es de uso exclusivo de La EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en la relación laboral- Esta Base de Datos estará vigente mientras exista la relación laboral entre el empleado y La EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA, y por diez (10) años más contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. En todo caso la información es mantenida en la base de datos durante la vigencia de la relación laboral y por el tiempo exigido, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 100 de 1993 y la reglamentación del Archivo General de la Nación.
2. BASE DE DATOS PROVEEDORES, CONTRATISTAS, CLIENTES Y ASOCIADOS: Esta base de datos corresponde a la información que se recauda de las personas naturales que ofrecen, prestan servicios o venden productos o son asociados de La EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA y su inicio se genera desde la presentación de propuestas, facturas y/o cuentas de cobro. Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de llevar un control de los proveedores, asociados, facturarles los servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos y de niveles de compras, y enviar reportes a DIAN, Secretaria de Hacienda Distrital y en general entidades tributarias y/otras, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana. Es de uso exclusivo de La EMPRESA: MONEY AND SERVICE LTDA y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.
   Vigencia: Esta Base de Datos estará vigente mientras permanezca vigente la relación comercial con el proveedor y/o asociado, y por 10 años adicionales contados a partir de la fecha de última factura, declaración de cambio o liquidación de contrato respectivo y la reglamentación del Archivo General de la Nación o normatividad colombiana aplicable.